Il existe quelque part dans votre entreprise une présentation d'avancement que personne ne lit. Elle est mise à jour toutes les quelques semaines, montrée en réunion, puis oubliée. Votre manager le sait aussi. Il a monté les mêmes présentations en gravissant les échelons et comprend exactement le peu de réflexion qu'on y consacre d'habitude.
L'explication habituelle de la paperasse en entreprise, c'est que quelqu'un plus haut est confus ou déconnecté de la réalité. C'est rassurant, mais surtout faux. Ces objets survivent parce qu'ils font un travail, juste pas celui qu'ils prétendent faire. La présentation d'avancement n'est pas avant tout un produit d'information ; c'est un produit de preuve. Sa raison d'être est d'exister dans les temps avec le nom de votre équipe attaché, pour que, quand quelqu'un demande ce que fait l'équipe, il y ait quelque chose à montrer. Le contenu compte bien moins que le fait qu'elle existe.
Une fois qu'on voit le travail comme une preuve plutôt qu'un résultat, beaucoup de comportements apparemment irrationnels commencent à prendre du sens. Les réunions qui ne produisent aucune décision démontrent que la coordination a lieu. Les documents que personne ne met en œuvre prouvent qu'un problème a été examiné avec soin. Ces activités sont souvent excellentes pour produire de la preuve organisationnelle et catastrophiques pour produire les résultats qu'elles sont censées servir.
Les managers y participent pour la même raison que tout le monde. Ils sont évalués sur le fait que leurs équipes paraissent alignées, organisées et sous contrôle. Un manager qui supprime un rapport d'avancement parce que personne ne le lit supprime aussi l'objet qu'on lui réclamera plus tard. Le manager honnête devient le manager exposé. Garder la présentation est souvent le choix le plus sûr.
Pour être juste, une partie de ce « théâtre » est réellement utile. Les pistes de vérification comptent. La visibilité évite les mauvaises décisions. Mais les organisations récompensent rarement la juste dose de coordination. Elles récompensent une preuve plus visible que celle de l'équipe d'à côté. Sans aucune incitation à réduire le reporting et avec une pression constante pour l'augmenter, le travail utile et la bureaucratie croissent ensemble.
C'est pourquoi « arrête simplement la paperasse » n'est pas une vraie solution. La plupart des gens conviennent que la présentation est inutile, et pourtant chaque individu a une raison rationnelle de continuer à la produire. Le système persiste non pas parce que les gens sont sots, mais parce qu'ils répondent sensément aux incitations qui les entourent. La paperasse n'est pas un accident. C'est le sous-produit visible d'une organisation qui récompense la preuve du travail presque autant que le travail lui-même. Alors ne jugez pas tant que ça et, peut-être, réjouissez-vous d'avoir un emploi tout court. Parce qu'il est sans doute inventé.