Đâu đó trong công ty bạn có một cái status deck mà chẳng ai đọc. Cứ vài tuần nó lại được cập nhật, đem trình trong một cuộc họp, rồi bị quên. Manager của bạn cũng biết điều đó. Họ từng làm chính những cái deck như vậy trên đường thăng tiến và hiểu rõ người ta thường bỏ ít công suy nghĩ cho chúng đến mức nào.
Cách giải thích quen thuộc cho busywork trong công ty là có ai đó ở cấp trên đang rối trí hoặc xa rời thực tế. Nghe thì dễ chịu, nhưng phần lớn là sai. Những thứ này tồn tại được vì chúng đang làm một việc, chỉ là không phải việc mà chúng tự nhận. Cái status deck về cơ bản không phải là một sản phẩm thông tin; nó là một sản phẩm bằng chứng. Mục đích của nó là hiện diện đúng hạn với tên đội của bạn gắn vào, để khi có người hỏi đội đang làm gì thì sẵn có thứ để chỉ vào. Nội dung quan trọng kém xa cái việc nó tồn tại.
Một khi nhìn công việc như bằng chứng thay vì output, rất nhiều hành vi tưởng như vô lý bắt đầu trở nên dễ hiểu. Những cuộc họp không ra quyết định nào lại chứng minh rằng có sự phối hợp đang diễn ra. Những tài liệu chẳng ai triển khai thì chứng minh rằng một vấn đề đã được cân nhắc kỹ. Các hoạt động này thường rất giỏi việc tạo ra bằng chứng cho tổ chức và rất dở việc tạo ra chính những kết quả mà chúng được cho là phục vụ.
Manager tham gia vào vì đúng cái lý do mà mọi người khác tham gia. Họ bị đánh giá dựa trên chuyện đội của họ trông có thống nhất, có tổ chức và nằm trong tầm kiểm soát hay không. Một manager bỏ đi một báo cáo status vì chẳng ai đọc cũng đồng thời bỏ luôn thứ mà sau này họ sẽ bị đòi. Manager thành thật trở thành manager bị phơi ra. Giữ lại cái deck thường là lựa chọn an toàn hơn.
Nói cho công bằng, một phần của cái "sân khấu" này thật sự có ích. Audit trail là quan trọng. Sự minh bạch giúp tránh những quyết định tệ. Nhưng tổ chức hiếm khi thưởng cho đúng mức độ phối hợp cần thiết. Họ thưởng cho ai phô ra nhiều bằng chứng hơn đội bên cạnh. Khi không có động lực nào để giảm bớt báo cáo mà lại có áp lực liên tục buộc phải tăng, công việc hữu ích và bộ máy giấy tờ cùng phình to lên.
Vì vậy "cứ ngừng làm busywork đi" không phải một giải pháp thực sự. Đa số đồng ý là cái deck không cần thiết, vậy mà mỗi cá nhân lại có lý do hợp lý để cứ tiếp tục làm ra nó. Hệ thống dai dẳng không phải vì người ta dại dột, mà vì họ đang phản ứng một cách hợp lý với những cơ chế khen thưởng xung quanh mình. Busywork không phải là một tai nạn. Nó là sản phẩm phụ thấy được của một tổ chức trọng bằng chứng về công việc gần ngang với chính công việc. Nên đừng phán xét nhiều quá và, biết đâu, cứ vui vì bạn còn có một công việc đi. Vì nó chắc cũng là dựng lên thôi.