Cái bắt đầu làm tôi khó chịu không phải là chuyện đẩy mạnh AI. Một số công cụ thật sự hữu ích, giờ ngày nào tôi cũng dùng. Cái làm tôi bực là việc quản lý đòi hỏi mọi người phải làm việc theo kiểu “AI-first”, trong khi mọi quy trình xung quanh thì vẫn cực kỳ thù địch với việc dùng AI.
Người ta được bảo phải dùng AI để code, lên kế hoạch, nghiên cứu, soạn thảo, debug, tra cứu kiến thức, phối hợp dự án.. Nhưng rồi một nửa kiến thức vận hành của công ty vẫn nằm trong những cuộc trò chuyện không được ghi lại và văn hóa họp hành lê thê. Nếu lãnh đạo thật sự muốn đẩy mạnh AI và đặt nó vào trung tâm của năng suất, việc đầu tiên họ làm là thiết kế lại luồng thông tin xoay quanh những hệ thống mà máy đọc được. Thay vào đó họ chủ yếu chỉ yêu cầu engineer gõ phím nhanh hơn.
Lấy ví dụ các buổi 1:1.
Nếu các công ty nghiêm túc với việc làm việc cùng AI, mỗi buổi 1:1 sẽ tự động sinh ra ghi chú có cấu trúc. Action item, blocker, vấn đề nhân sự, mục tiêu sự nghiệp, các việc cần theo dõi. Không phải vì giám sát là tốt, mà vì trí nhớ tổ chức ở phần lớn các công ty rất tệ. Một nửa bộ máy quản lý cứ mỗi quý lại phải khám phá lại đúng những bối cảnh cũ, bởi vì chẳng có gì sống sót qua khỏi cuộc họp.
Thay vào đó chúng ta vẫn giả vờ rằng phần quan trọng của quản lý là cuộc trò chuyện trực tiếp, chứ không phải cái sản phẩm bền vững sinh ra từ nó.
Hoặc standup.
Chúng ta vẫn đốt giờ công của engineer để gom người lại vào những nghi thức lặp đi lặp lại, nơi ai nấy diễn cảnh báo cáo tiến độ theo thời gian thực. Trong khi đó AI thừa sức phân tích các bản cập nhật viết tay, nhận diện blocker, gom nhóm các vấn đề liên quan, tạo bản tóm tắt, leo thang rủi ro và theo dõi độ trượt tiến độ qua thời gian. Nhưng làm vậy đòi hỏi manager phải tiếp nhận thông tin theo kiểu bất đồng bộ, thay vì dựa vào các cuộc họp như một màn kịch trấn an.
Rồi đến chuyện tài liệu.
Cái này làm tôi phát điên. Các công ty nói họ muốn workflow chạy bằng AI, trong khi những tài liệu lập kế hoạch then chốt thì bị nhốt trong mấy file Word khổng lồ, ảnh chụp màn hình dán vào spreadsheet, bản cập nhật roadmap nhúng trong slide, và hồ sơ thăng chức được định dạng cho đẹp mắt thay vì để truy xuất có cấu trúc. Nếu thật sự muốn tận dụng AI, plain text nên trở thành nền tảng mặc định của tổ chức.
Roadmap: plain text.
Tài liệu kế hoạch: plain text.
Bằng chứng thăng chức: plain text.
Decision log: plain text.
Postmortem: plain text.
Không phải vì markdown ưu việt hơn. Mà vì máy thật sự xử lý được nó một cách sạch sẽ. Bạn có thể có cả những workspace chứa tài liệu hành chính, đúng kiểu bạn làm việc với code, rồi để CLI agent xử lý chúng! Nhưng không, cứ phải nhét mọi thứ vào file Word -_-
Ngay lúc này phần lớn các tổ chức đang làm cái việc tương đương với mua máy móc công nghiệp rồi đút giấy ép nhựa qua khe.
Những người hô hào tích hợp AI mạnh nhất thường lại chính là những người mắc kẹt với việc chép ghi chú họp ra khỏi Google Docs, gõ lại Jira update bằng tay, chuyển ảnh chụp màn hình ngược về thành chữ, và ngồi dự những cuộc họp báo cáo tình trạng tồn tại chủ yếu vì chẳng ai tin các hệ thống bất đồng bộ đủ để dựa vào.
Cái mà quản lý có vẻ muốn là AI tăng tốc ở tầng nhân viên mà không phải chấp nhận những hệ quả tổ chức của việc thiết kế lại mọi thứ quanh công việc máy đọc được. Họ muốn team mình áp dụng AI, nhưng bản thân thì không phải thay đổi.