La comunicación cumple diferentes funciones dentro de las organizaciones. Es un proceso que se encuentra presente en la gestión, en la coordinación de actividades, en la transmisión de objetivos y en las relaciones que mantiene la empresa con su entorno.
Por ello, conocer sus funciones permite comprender por qué la comunicación es necesaria para el funcionamiento de cualquier organización.
Funciones de la comunicación interna
La comunicación interna funciona como un vínculo entre las diferentes partes de una organización.
Está presente en aspectos estratégicos como la definición del modelo de empresa, la transmisión de la visión y las actividades cotidianas.
1. Transmitir información
Permite comunicar instrucciones, decisiones, objetivos, actividades y cambios a los integrantes de la organización.
2. Coordinar actividades
Ayuda a que las diferentes áreas conozcan sus responsabilidades y puedan trabajar conjuntamente.
3. Transmitir la misión y visión
La comunicación permite que los trabajadores conozcan la dirección que sigue la organización.
4. Favorecer la integración
Una comunicación adecuada puede contribuir a fortalecer las relaciones entre los trabajadores y desarrollar un mayor sentido de pertenencia.
5. Apoyar la gestión
La comunicación está relacionada con la forma en que se organiza y administra una empresa. Los circuitos de comunicación son necesarios para coordinar las diferentes unidades de trabajo.
Funciones de la comunicación externa
La comunicación externa vincula a la organización con diferentes actores de su entorno.
Entre sus funciones se encuentran:
-Diseñar campañas informativas.
-Enviar información a los medios.
-Analizar las informaciones publicadas.
-Atender las demandas de periodistas.
-Elaborar noticias sobre actividades de la organización.
-Crear artículos sobre productos, servicios y actividades.
-Buscar información de la organización que pueda convertirse en noticia.
-Mantener relaciones con diferentes públicos.
¿Con quién se comunica una organización?
Clientes
Los clientes son quienes adquieren los bienes o servicios de una empresa. La organización busca conocer y satisfacer sus expectativas.
Proveedores
Los proveedores son importantes porque proporcionan los insumos necesarios para desarrollar los procesos productivos o de servicios.
Intermediarios
Los intermediarios pueden ayudar a promover, vender y distribuir los productos hasta llegar a los compradores finales.
Competencia
La organización necesita conocer el mercado, sus productos y el tipo de competencia para poder establecer estrategias.
Medios de comunicación
Los medios permiten difundir información de la organización hacia diferentes audiencias.
Público general
La organización también establece relaciones con la comunidad nacional e internacional, ya sea de forma directa o mediante públicos específicos.
Los medios de comunicación
Actualmente existen diferentes medios que pueden ser utilizados para establecer comunicación, entre ellos:
-Teléfono.
-Carta.
-Correo electrónico.
-Internet.
-Redes sociales.
-Radio.
-Televisión.
-Medios impresos.
-Publicidad.
-Relaciones públicas.
La elección del medio debe relacionarse con el público al que se desea llegar y con el objetivo que se pretende alcanzar.
Conclusión: principales aplicaciones de la comunicación interna y externa
Después de analizar la comunicación interna y externa, considero que ambas son indispensables para que una organización pueda funcionar adecuadamente.
La comunicación interna permite que los trabajadores conozcan la misión, visión, objetivos y estrategias de la empresa. También ayuda a coordinar actividades, fortalecer las relaciones laborales y desarrollar un sentido de pertenencia.
Por otra parte, la comunicación externa permite que la organización se relacione con clientes, proveedores, intermediarios, medios de comunicación, competencia y sociedad. A través de ella puede comunicar sus productos, servicios, actividades y filosofía, además de construir una imagen corporativa.
Considero que ambas formas de comunicación deben trabajar de manera conjunta. Una organización puede tener excelentes productos o servicios, pero si no sabe comunicarlos, será más difícil que sus públicos conozcan su valor. De igual manera, una empresa puede realizar excelentes campañas externas, pero si internamente no existe una buena comunicación, pueden presentarse problemas que afecten su funcionamiento y su imagen.
Por lo tanto, la principal aplicación de la comunicación interna y externa consiste en facilitar el intercambio de información, coordinar actividades, fortalecer las relaciones y contribuir al cumplimiento de los objetivos de la organización.
La comunicación no debe verse únicamente como una herramienta para transmitir mensajes, sino como un elemento que forma parte de la cultura, la gestión y las relaciones de toda organización.
La comunicación permite conectar a la organización con sus diferentes públicos internos y externos.
Las organizaciones utilizan diferentes medios para comunicarse con sus públicos.
Videos
Video 1: Funciones de la comunicación y aplicaciones
Ilicachi, M. (s. f.). La comunicación organizacional interna en las empresas [Video]. YouTube.
Video 2: Comunicación en las organizaciones: Clase teórica [Video]. (2023, 12 de mayo). YouTube.
Referencias de los 3 Post sobre la comunicación Interna y Externa:
-Carvajal, L. G., Ormeño, J., & Valverde, M. A. (2014). Técnicas administrativas básicas. Editex.
-Gómez Aguilar, M. (2007). La comunicación en las organizaciones para la mejora de la productividad: El uso de los medios como fuente informativa en empresas e instituciones andaluzas. Universidad de Málaga.
-Sánchez Calero, M. L. (2005). Desarrollo de la comunicación externa en la empresa. Sala de Prensa, (83).